Règles de confidentialité de l’application WebILS V2

Préambule

Le logiciel WebILS est édité par DELIXIR (ci-nommé le Prestataire), Société par Actions Simplifiée (SAS) au capital de 11 000 Euros, immatriculée au RCS d’Orléans sous le numéro 451 069 371 et domiciliée au 298 rue du Faubourg Bannier 45400 Fleury les Aubrais.

Le terme Application s’applique à l’application Web nommée « WebILS ». Le terme Serveur WebILS s’applique au composant logiciel matériel qui assure la mise en oeuvre et le stockage des données de l’Application. Le terme Utilisateur désigne ici la personne qui utilise l’Application par l’intermédiaire d’un système d’authentification.

Nos règles de confidentialité expliquent quelles données nous collectons depuis l’Application et les raisons de cette collecte, comment nous utilisons / traitons ces informations et à quels tiers nous pourrions éventuellement les divulguer.

Données personnelles et confidentielles

L’Application stocke un ensemble de données saisies par l’Utilisateur dans le cadre de son utilisation. Par nature, l’Application est vouée à stocker des données personnelles et/ou confidentielles des clients finaux de ses Utilisateurs.

Les données personnelles stockées sont :

• Des informations d’authentification permettant l’accès à l’Application: adresse electronique (e-mail), mot de passe, clé d’authentification et code PIN.
• Des informations d’identification personnelle : nom, prénom, raison sociale, fonction dans l’entreprise
• Des adresses electroniques : email, site web et identifiants de messagerie instantanée (Skype, Zoom, Teams, etc…)
• Des numéros : téléphone fixe, téléphone portable, fax
• Des adresses complètes : lieu de résidence, lieu d’intervention, lieu de facturation
• Des notes personnelles relatives à l’activité de l’Utilisateur avec ses clients finaux : commentaires, notes et champs complémentaires

Données relatives à la communication

Lorsque vous utilisez notre Application via les services de télécommunications pour communiquer avec le Serveur WebILS, des données relatives à la communication (par exemple, l’adresse IP) sont automatiquement générées. Le Serveur WebILS conserve ces données pour une durée maximum de 30 jours, elles sont stockées à des fins de journalisation dans le cadre de la lutte contre les attaques et le débogage de l’Application.

Permissions demandées par l’Application

Utilisation de la caméra

Nous utilisons l’appareil photo pour permettre uniquement la personnalisation du profil de l’utilisateur sous forme d’avatar. Cet avatar n’est pas obligatoire. Il permet une identification visuelle simple et direct de l’utilisateur dans l’Application.

Accès aux fichiers

Nous utilisons le gestionnaire de fichiers de l’appareil dans le cadre de la soumission (envoi) ou le téléchargement de fichiers dans ou depuis la médiathèque à destination l’appareil de l’Utilisateur. La médiathèque de fichiers est un gestionnaire de stockage interne à l’Application et accessible via certains composants de l’Application. Le gestionnaire de fichiers est également utilisé pour le téléchargement de rapports (extraction de données et statistiques) depuis l’Application.

Connecteur Gmail

L’Application permet la génération et l’envoi de documents commerciaux (devis, bon de commande, bon de livraison, factures et avoirs) au format PDF et via les services de messagerie de Microsoft Outlook et Google Gmail. La fonctionnalité d’envoi par les services de messagerie Gmail est intégrée par l’intermédiaire d’un appel aux API du fournisseur d’applications Google. L’Application utilise le système d’authentification intégré aux API Google (OAuth) qui demande à l’utilisateur des droits d’accès spécifiques à sa messagerie dans le cadre de la préparation de courriers (brouillons ou « drafts ») par l’intermédiaire de la sa boite de messagerie Gmail :

• Création de brouillons

L’utilisation de l’API Google pour l’Application est restreinte aux domaines suivants :

• https://webilsv2.delixir.com qui représente la version de Production de l’Application
• https://svn-webilsv2.delixir.com qui représente la version de Développement de l’Application

Données personnelles collectées automatiquement

Nous collectons des informations relatives aux navigateurs utilisés par les utilisateurs authentifiés sur l’Appliction. Ces informations sont collectés à des fins :

• De détéction du périphérique pour proposer une version adaptée de l’Application
• De statistiques internes pour le développement technique de l’Application
• De mesures de performances

Les informations suivantes sont collectées :

• Le type d’appareil utilisé,
• Quelle version d’Android ou iOS est utilisée sur l’appareil,
• Quel navigateur est utilisé
• L’adresse IP publique de la connexion Internet

Ces données sont associées au compte d’utilisateur connecté. Nous ne vendons pas, n’échangeons ni transférons ces informations à des tiers.

Stockage et sécurisation des données

Stockage des données

L’ensemble des informations de l’Application est détenu et stocké sur le Serveur WebILS. Ce dernier est composé :

Le Serveur WebILS est possédé, hébergé et administré par l’Editeur de l’Application. L’Editeur ne fait appel à aucune société extrerne quant à l’hebergement et la gestion des données de l’Application.

Chaque entité (société ou client individuel) dispose de sa propre base de données. Un Utilisateur se voit donc attribué des accès à une base de données spécifique. Les données stockées et accessibles à travers l’Application sont donc cloisonnées.

Sécurité des données

L’Application est accessible uniquement via 2 URLS sécurisées distinctes (selon le niveau applicatif) :

• https://webilsv2.delixir.com qui représente la version de Production de l’Application
• https://svn-webilsv2.delixir.com qui représente la version de Développement de l’Application

Toutes les URLs de l’Application sont sécurisées par certificat SSL et protocole HTTPS.

L’Application est accessible uniquement via les système sd’authentification suivants :

• Couple d’identifiants e-mail/mot de passe
• Clé de sécurité + code PIN